Nhà văn Benjamin Franklin đã từng nói “Bạn có yêu cuộc sống không? Nếu có thì đừng lãng phí thời gian, vì thời gian chính là viên gạch xây nên cuộc sống này.” Vậy làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả nhất? Đọc bài viết mà CTS Việt Nam chia sẻ dưới đây để hiểu hơn về kỹ năng quản lý thời gian, từ đó giúp bạn sắp xếp thời gian hiệu quả nhất.
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình tổ chức và sử dụng thời gian một cách hiệu quả để hoàn thành công việc và đạt được mục tiêu cá nhân. Điều này bao gồm việc ưu tiên nhiệm vụ, lập kế hoạch và phân chia thời gian để đảm bảo công việc được thực hiện một cách hiệu quả nhất.
6 Kỹ năng cần có để quản lý thời gian
Dưới đây là 6 kỹ năng quản lý thời gian mà bạn có thể áp dụng.
Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu được xem là một trong những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất. Khi bạn xác định rõ mục tiêu bạn sẽ biết rõ mình phải thực hiện những gì? Tuy nhiên, để làm được điều này, bạn cần phải xây dựng lịch trình cụ thể và xác định rõ thời gian hoàn thành. Chính việc này sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát thời gian, tránh lãng phí một cách không cần thiết.
Liệt kê những việc cần làm
Bạn hãy liệt kê tất cả những nhiệm vụ và công việc bạn cần hoàn thành. Việc này giúp bạn có cái nhìn tổng thể về tất cả công việc cần làm.
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Sau khi đã liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy kiểm tra và đánh giá mức độ quan trọng của từng công việc, sau đó sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Điều này giúp bạn biết được nhiệm vụ nào cần được hoàn thành trước. Từ đó dễ dàng quản lý tốt được thời gian và kiểm soát được công việc hơn bao giờ hết.
Tổng kết lại công việc
Hãy tập thói quen tổng kết lại công việc vào cuối mỗi ngày làm việc. Khi một ngày đã kết thúc, dành thời gian ngồi lại và xem xét những gì đã hoàn thành và chưa hoàn thành? Thời gian đã dành cho từng nhiệm vụ là bao nhiêu? Hiệu quả của công việc có thể đo lường bằng cách nào?
Việc này giúp bạn nhìn lại quỹ thời gian đã đầu tư vào công việc đó đã thật sự hợp lý hay chưa, từ đó rút ra những bài học cho ngày hôm sau. Đây được xem là cách quản lý thời gian hiệu quả mà bạn có thể áp dụng.
Tập trung
Tập trung vào công việc đang làm là một trong những cách giúp bạn tiết kiệm thời gian nhất. Khi làm bất cứ công việc nào, bạn nên dồn hết sức lực và trí tuệ cho công việc đó. Điều này không chỉ giúp bạn đạt được kết quả cao mà còn giúp tiết kiệm thời gian hơn đó nhé!
Tham gia các khóa học về kỹ năng quản trị thời gian
Mỗi người đều có 24 giờ mỗi ngày và người có kỹ năng quản lý thời gian tốt hơn sẽ sử dụng thời gian này để hoàn thành nhiều mục tiêu và công việc hơn. Đồng thời, việc biết cách quản lý thời gian không chỉ giúp giảm áp lực, tạo động lực mà còn mở ra cơ hội để phát triển bản thân và làm những điều yêu thích.
Như vậy, những thông tin trên đã giúp bạn nắm được những kỹ năng quản lý thời gian rồi phải không.
>> Xem thêm: Tư duy sáng tạo là gi? Cách rèn luyện tư duy sáng tạo hiệu quả
Các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả
Để quản lý thời gian hiệu quả bạn cần chú ý đến các phương pháp sau đây.
Kiểm soát những yếu tố gây xao nhãng cho công việc
Việc phân tâm sẽ khiến bạn mất rất nhiều thời gian hàng ngày. Những việc khiến bạn phân tâm và làm tiêu tốn thời gian có thể kể đến như: lướt web, chơi game hay thậm chí thảo luận vấn đề không liên quan,…
Hãy cố gắng giảm bớt các tab không cần thiết, ngưng tạm thời việc nói chuyện khi cần tập trung vào công việc. Những điều này sẽ giúp bạn tạo ra một môi trường làm việc tập trung hơn và tối ưu hóa việc sử dụng thời gian của mình.
Không đảm nhiệm quá nhiều việc cùng một lúc
Đảm nhiệm quá nhiều công việc cùng lúc sẽ khiến bạn rơi vào vào tình trạng khủng hoảng và không biết nên bắt đầu từ đâu. Điều này sẽ làm cho bạn trở nên căng thẳng, tinh thần sa sút dẫn đến giảm sút hiệu suất làm việc. Vì vậy kỹ năng quản trị thời gian cũng góp phần quan trong trọng quá trình làm việc dù là công việc tự lập hay là các công việc cần làm việc nhóm.
Vì vậy, trước khi bắt đầu một công việc, bạn nên cân nhắc và tự trả lời cho 3 câu hỏi cơ bản sau:
- Thứ nhất, liệu công việc này có phù hợp với bạn không?
- Thứ hai, bạn có đủ thời gian để thực hiện nó không?
- Thứ ba, yêu cầu của công việc này có liên quan đến mục tiêu của bạn không?
Hãy tiếp tục với công việc chỉ khi bạn tự tin trả lời khẳng định cho cả ba câu hỏi trên. Còn nếu câu trả lời là không thì hãy từ chối nhiệm vụ đó một cách dứt khoát.
Kỹ năng quản lý thời gian nhờ công nghệ
Lựa chọn một công cụ quản lý thời gian phù hợp và sử dụng nó để theo dõi công việc là một quyết định sáng suốt mà bạn nên áp lực.
Phần mềm quản lý công việc này có khả năng giảm thiểu tối đa thời gian dành cho các cuộc họp, việc chuẩn bị báo cáo hoặc xử lý các thủ tục hành chính. Sự lựa chọn này không chỉ giúp tối ưu hóa việc quản lý mà còn được sử dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp như một cách hiệu quả để quản lý tài nguyên con người.
Dành thời gian để giải lao
Dành thời gian cho việc nghỉ ngơi và giải trí để tái tạo năng lượng và tăng cường sự tập trung. Việc nghỉ ngơi đúng cách vừa giúp bạn tư duy sáng tạo và làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết. Nếu bạn chưa biết kỹ năng quản lý sao cho hiệu quả thì áp dụng cách này nhé!
Phương pháp quản lý thời gian thông minh của người thành đạt
Phương pháp quản lý thời gian M.I.T. (Most Important Tasks)
Trong phương pháp này, bạn chọn ra một hoặc vài nhiệm vụ quan trọng nhất mà bạn muốn hoàn thành trong ngày. Và hoạch định ra chiến lược thực hiện cụ thể. Thay vì bị quá tải bởi danh sách nhiệm vụ, bạn tập trung vào những việc thực sự quan trọng nhất để đảm bảo sự tập trung và hiệu suất.
Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower
Đây là kỹ năng quản lý hiệu quả thời gian với 4 yếu tố: Khẩn cấp và không khẩn cấp, quan trọng và không quan trọng. Phương pháp này giúp bạn ưu tiên công việc một cách rõ ràng, từ đó hỗ trợ việc đưa ra quyết định và sử dụng thời gian một cách hiệu quả.
Phương pháp Pomodoro
Phương pháp này dựa trên việc tập trung làm việc trong khoảng thời gian ngắn và sau đó nghỉ ngơi. Thông thường, bạn làm việc trong khoảng 25 phút sau đó nghỉ 5 phút. Phương pháp này giúp duy trì tập trung và hiệu suất trong công việc.
Phương pháp The 2-Minute Rule
Phương pháp này khuyến khích bạn hoàn thành ngay lập tức những nhiệm vụ mà bạn có thể hoàn thành trong thời gian 2 phút hoặc ít hơn.
Phương pháp Batching (Làm theo nhóm)
Đây là phương pháp liên quan đến việc nhóm các công việc tương tự lại với nhau và hoàn thành chúng trong một khoảng thời gian nhất định. Thay vì chuyển đổi liên tục giữa các loại công việc khác nhau, bạn hãy tập trung vào cùng một loại công việc để tăng hiệu suất và giảm thời gian chuyển đổi.
Một số phương pháp quản trị thời gian hiệu quả trong doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, việc sắp xếp thời gian khoa học sẽ mang lại rất nhiều lợi ích. Dưới đây là các phương pháp quản trị hiệu quả mà bạn có thể tham khảo.
Phương pháp Pareto (80/20)
Phương pháp này nhấn mạnh vào việc xác định 80% kết quả được tạo ra từ 20% công việc quan trọng nhất. Do đó, bạn nên áp dụng phương pháp này để xác định 20% công việc ưu tiên để mang lại hiệu quả tốt nhất. Nếu bạn biết áp dụng linh hoạt nguyên tắc Pareto, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và gia tăng hiệu suất đó nhé!
Phương pháp 40 -30 – 20 – 10
Đây là một trong những kỹ năng quản lý thời gian được nhiều người áp dụng.
- 40%: Thời gian để dành cho công việc quan trọng nhất.
- 30%: Thời gian thực hiện những công việc quan trọng thứ hai.
- 20%: Thời gian để làm công việc quan trọng thứ ba.
- 10%: Thời gian để bạn kết hợp tất cả mọi công việc lại.
Phương pháp 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)
Kỹ năng quản trị thời gian theo phương pháp 4D như nào? 4D là tên viết tắt của phương pháp Do – Dump – Delegate – Defer, cụ thể:
- Do: Làm ngay công việc quan trọng ngay trước mắt.
- Dump: Loại bỏ những công việc vô nghĩa.
- Delegate: Giao việc cho những người có khả năng làm tốt hơn bạn.
- Defer: Nếu bạn chưa thể làm được việc này ngay bây giờ thì hãy lập danh sách và lên kế hoạch để thực hiện công việc đó.
>> Xem thêm: Kỹ năng lắng nghe | Cách rèn luyện kỹ năng lắng nghe của người thành công
Nếu bạn có kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc, nó sẽ giúp bạn đạt được những mục tiêu lớn hơn và tạo ra nhiều cơ hội hơn trong công việc và cuộc sống. Hãy luôn nhớ rằng, kỹ năng quản lý thời gian phải được xây dựng thông qua việc thực hành không ngừng và cải thiện liên tục. Vì vậy, đừng ngần ngại thử nghiệm và áp dụng đa dạng các phương pháp khác nhau mà CTS Việt Nam chia sẻ để tìm ra cách tiếp cận phù hợp cho bản thân nhé!