Để hòa nhập trong bất kỳ các môi trường học tập hay làm việc, trang bị các kỹ năng làm việc nhóm là điều cần thiết. Các kỹ năng làm việc nhóm sẽ phục vụ các công việc của bạn một cách mượt mà và hiệu quả hơn. Vậy cụ thể tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm là gì? Phục vụ như thế nào trong công việc? Cách cải thiện hiệu quả như thế nào? Cùng đọc bài viết dưới đây để trả lời các câu hỏi ngay nhé!
Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
Kỹ năng làm việc nhóm (hay còn được gọi là teamwork skills) là tập hợp các khả năng và hành vi mà một người cần phải trang bị để tương tác hiệu quả và đóng góp vào mục tiêu chung của một nhóm làm việc. Cụ thể, để trang bị kỹ năng này, mỗi người trong một nhóm đều phải thực hiện các công việc như: đóng góp ý kiến, chia sẻ công việc, hỗ trợ nhau để hoàn thành các mục tiêu.
Có thể thấy, hiện nay kỹ năng này rất quan trọng trong nhiều môi trường làm việc. Từ công ty, tổ chức, dự án, cho đến các hoạt động xã hội, văn hóa và giáo dục,… Điều này đòi hỏi bất kỳ người nào cũng cần trang bị tốt kỹ năng để vừa hoàn thành tốt công việc của mình, vừa đáp ứng hoàn thành mục tiêu chung của nhóm/tổ chức mà mình tham gia.
Tầm quan trọng khi trang bị kỹ năng làm việc nhóm
Như vậy, sau khi hiểu được về “kỹ năng làm việc nhóm là gì”, bạn cũng đã phần nào hiểu được tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm là rất cần thiết đối với một cá nhân. Ngoài ra, tầm quan trọng khi trang bị kỹ năng làm việc nhóm còn thể hiện cụ thể tại các hoạt động như:
- Xây dựng được sự kết nối trong công việc: Một người khi trang bị kỹ năng làm việc nhóm giúp xây dựng sự kết nối mạnh mẽ giữa các thành viên trong nhóm/tổ chức cộng tác làm việc. Khi mọi người hiểu và tôn trọng lẫn nhau, sự hợp tác dễ dàng hơn. Thông tin được chia sẻ một cách hiệu quả và khi đó môi trường làm việc trở nên thân thiện hơn. Điều này tạo ra sự hỗ trợ tinh thần trong nhóm và giúp tạo ra các mục tiêu chung cụ thể.
- Thúc đẩy sự phát triển cá nhân: Khi làm việc trong môi trường một nhóm/tổ chức bất kỳ, ngoài sự cống hiến các thành viên có cơ hội học hỏi từ nhau, chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm. Điều này thúc đẩy sự phát triển cá nhân của mỗi người thông qua việc tiếp xúc với các quan điểm và cách tiếp cận khác nhau. Đồng thời, việc giải quyết các vấn đề phức tạp cùng nhau cũng đóng góp vào sự trưởng thành và phát triển của các thành viên.
- Giải quyết vấn đề phát sinh nhanh chóng nhất: Trong môi trường làm việc nhóm, các vấn đề và thách thức có thể phát sinh bất kỳ lúc nào. Trang bị kỹ năng làm việc nhóm giúp các thành viên nhanh chóng tổng hợp vấn đề. Từ đó, đưa ra các ý tưởng sáng tạo để giải quyết tình huống, và thực hiện các biện pháp cần thiết để khắc phục vấn đề.
- Thúc đẩy sự ra quyết định và sáng tạo trong công việc: Khi làm việc nhóm, các ý kiến và ý tưởng đa dạng được đem vào cuộc thảo luận, giúp tạo nên các giải pháp đa chiều và sáng tạo hơn. Việc thảo luận, đối thoại và trao đổi quan điểm trong môi trường nhóm thúc đẩy quá trình ra quyết định thông minh và khả năng đưa ra các giải pháp tốt hơn.
- Rèn luyện tính kỷ luật: Khi làm việc nhóm, việc tuân thủ thời gian và tiến độ là rất quan trọng để đảm bảo các thành viên hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách đồng nhất và hiệu quả. Tính kỷ luật trong việc làm việc nhóm giúp duy trì sự cân đối và sắp xếp công việc một cách có kế hoạch.
Các kỹ năng cần có để làm việc nhóm hiệu quả
Để có thể làm việc nhóm hiệu quả hơn, bạn cần trang bị các kỹ năng dưới đây.
Kỹ năng giao tiếp với các thành viên
Để có thể thúc đẩy kỹ năng làm việc nhóm tốt khiến các thành viên có một tiếng nói chung, giao tiếp được với nhau là điều đầu tiên cần quan tâm. Cần học cách truyền đạt thông tin một cách văn minh, lịch sự, tôn trọng và cũng cần dễ hiểu nhất. Từ đó, các ý kiến của mình mới được đồng đội tiếp thu và thống nhất dễ dàng.
Ngoài ra, trong việc làm việc nhóm, khả năng giao tiếp không chỉ dừng lại ở việc nói và nghe, mà còn bao gồm sự lắng nghe thấu đáo. Việc lắng nghe không chỉ giúp hiểu rõ quan điểm của đồng đội mà còn tạo ra sự kết nối sâu hơn. Bên cạnh đó, khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo mọi người cùng hiểu và chung ý kiến.
Kỹ năng đưa ra quyết định
Trong môi trường làm việc nhóm, để kỹ năng làm việc nhóm thực sự được phát triển trong mỗi cá nhân, bạn cũng cần trang bị khả năng đưa ra quyết định. Để làm điều này, bạn cần thu thập thông tin đầy đủ và đánh giá mọi tùy chọn một cách cân nhắc. Việc tìm hiểu và phân tích các lựa chọn giúp bạn đưa ra những quyết định có căn cứ và mang tính chiến lược.
Kỹ năng giải quyết xung đột
Xung đột là điều không thể tránh khi làm việc nhóm, nhưng cách bạn tiếp nhận xử lý chúng là rất quan trọng. Đầu tiên cần kiểm soát cảm xúc, giúp duy trì môi trường thảo luận lành mạnh. Ngoài ra, kỹ năng giải quyết vấn đề còn nằm từ sự thấu hiểu và linh hoạt trong giải quyết. Khi các thành viên có sự thấu hiểu mới tạo ra các giải pháp hài hòa và giữ cho nhóm hoạt động một cách mượt mà.
Kỹ năng tư duy phản biện
Trong quá trình làm việc nhóm, khả năng tư duy phản biện là nền tảng để đưa ra ý kiến và quan điểm mang tính thuyết phục. Mỗi thành viên trong nhóm nên học cách đưa ra các quan điểm để xử lý công việc chung hoặc từng thành phần công việc được phân công.
Ngoài ra, trong làm việc nhóm tư duy logic và phân tích sẽ giúp bạn xây dựng lập luận mạch lạc và thể hiện quan điểm của mình một cách rõ ràng. Đồng thời, đặt câu hỏi cần thiết để tìm hiểu sâu hơn và khám phá các khía cạnh mới cũng là kỹ năng quan trọng. Thế nhưng, để tránh tình trạng “9 người 10 ý” hãy kết hợp kỹ năng lắng nghe cũng như trao đổi tích cực để tránh xảy ra các mâu thuẫn không đáng có.
Kỹ năng thuyết phục
Để có thể thuyết phục các thành viên trong nhóm lựa chọn một ý kiến mới, khi làm việc nhóm đòi hỏi mỗi người có kỹ năng thuyết phục. Để có thể thuyết phục người khác, bạn cần trang bị khả năng xây dựng lập luận mạch lạc và đưa ra chứng minh rõ ràng.
Cụ thể hơn, bạn cần thể hiện cách quan điểm của mình có thể mang lại lợi ích cho tất cả mọi người trong nhóm. Đồng thời, khả năng lắng nghe và hiểu quan điểm của người khác cũng giúp tạo ra sự đồng tình và hỗ trợ cho ý kiến của bạn.
Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch
Khi làm việc với nhóm/tổ chức, bạn không chỉ có trách nghiệm làm tốt công việc của mình mà còn cần có khả năng tổ chức và lập kế hoạch. Khả năng hoạch định chiến lược giúp bạn phân công nhiệm vụ một cách hợp lý và quản lý thời gian hiệu quả.
Đây là một kỹ năng thực sự cần thiết cho các nhóm trưởng, điều này đảm bảo mọi người trong nhóm hoàn thành công việc đúng thời hạn và theo kế hoạch. Không những vậy, với từng thành viên cũng nên tự lập kế hoạch hoàn thành công việc của mình để đảm bảo công việc chung được thực hiện tốt nhất.
Khả năng lãnh đạo và hợp tác
Ngoài các kỹ năng mà mỗi cá nhân đều cần trang bị để phát triển kỹ năng, đối với các nhóm trưởng còn cần có một khả năng lãnh đạo và kết nối sự hợp tác với các thành viên.
Các nhóm trưởng cần trang bị đủ khả năng hướng dẫn và truyền cảm hứng cho các thành viên trong nhóm để đạt được mục tiêu. Đồng thời, việc tham gia và tôn trọng ý kiến của mọi người cũng đóng góp vào sự cân bằng và tạo nên một môi trường làm việc nhóm mạnh mẽ.
Cải thiện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả như thế nào?
Đối với mỗi người không phải ai khi bắt đầu hợp tác chung với một nhóm cũng có thể trang bị được kỹ năng cùng làm việc, mà nó cần được cải thiện mỗi ngày. Để rèn luyện phát triển kỹ năng này, bạn có thể làm theo các cách sau:
Luôn có một mục tiêu chung
Để cùng hướng những cá thể riêng biệt cùng góp sức tạo nên một kết quả phi thường. Trước khi bắt đầu vào một công việc xác định chúng ta cần cùng nhau đặt ra một mục tiêu chung. Khi nhìn thấy được mục tiêu, từng thành viên sẽ ghi nhớ công việc và ưu tiên công việc của mình để hỗ trợ nhóm. Hãy luôn duy trì mục tiêu chung rõ ràng cho nhóm. Điều này giúp tập trung và hướng dẫn các hoạt động của nhóm theo hướng đúng.
Hãy học cách lắng nghe
Như đã đề cập trên “kỹ năng giao tiếp”, lắng nghe là điều vô cùng quan trọng trong làm việc cùng nhau. Kỹ năng lắng nghe là một yếu tố để hiểu rõ quan điểm và ý kiến của các thành viên khác. Đảm bảo bạn không chỉ nghe mà còn thấu hiểu những gì họ muốn truyền đạt.
Phân chia công bằng nhiệm vụ và thành quả
Bên cạnh rèn luyện bằng cách đặt mục tiêu, học cách lắng nghe thì cũng cần phân chia đều các nhiệm vụ, thành quả cho từng thành viên. Điều này sẽ đảm bảo mọi người có cơ hội tham gia và góp phần vào công việc nhóm. Phân công nhiệm vụ phải được thực hiện dựa trên khả năng, mức độ quan trọng và sự phù hợp của từng công việc đối với từng thành viên. Đồng thời, mỗi thành viên cần học cách công nhận và vinh danh thành quả của thành viên khác để duy trì động lực làm việc cho từng thành viên.
Tin tưởng và tôn trọng các thành viên trong nhóm
Để kỹ năng làm việc nhóm của các thành viên phát triển, cần tạo môi trường mở và thân thiện trong nhóm bằng cách tạo sự tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau. Khuyến khích mọi người thể hiện ý kiến và đề xuất mà không sợ bị phê phán.
Giải quyết vấn đề xung đột từ sớm
Khi xung đột xuất hiện, hãy giải quyết chúng ngay lập tức để ngăn chúng phát triển thành vấn đề lớn hơn. Tìm cách thảo luận mở cửa với những người liên quan để tìm ra giải pháp hợp tác.
>> Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian | Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả
Hy vọng rằng bài viết về “Kỹ năng làm việc nhóm | Tầm quan trọng và cách cải thiện hiệu quả” sẽ mang đến nhiều các thông tin hữu ích dành cho bạn. Từ đó, khi làm việc nhóm trong các tổ chức bạn đều có thể giải quyết được các vấn đề. Ngoài ra, nếu có những thắc mắc về các kỹ năng khác thì có thể xem thêm tại https://ctsvietnam.vn/ để trang bị cho mình thêm nhiều kiến thức mới nhé!