KPI là gì? Chỉ số hiệu suất (KPI) là một số liệu cho biết mức độ đạt được của một tổ chức hay công ty trong việc hoàn thành mục tiêu đã đề ra. KPI được sử dụng bởi các nhóm và nhà lãnh đạo để đánh giá hiệu suất kinh doanh của toàn bộ công ty và từng cá nhân. Việc theo dõi các chỉ số KPI giúp đánh giá hiệu suất công ty và dựa trên dữ liệu kết quả để đưa ra quyết định nhằm phát triển công ty.
Hôm nay, chúng tôi sẽ cùng bạn tìm hiểu về chỉ tiêu KPI là gì? Tầm quan trọng của KPI và cách sử dụng KPI một cách hiệu quả.
Khái niệm KPI là gì?
KPI là gì? KPI là viết tắt của từ gì? KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, hay còn được hiểu là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. KPI là công cụ dùng để đo lường và đánh giá hiệu quả công việc. Thông qua các số liệu, tỉ lệ và chỉ tiêu định lượng, KPI phản ánh hiệu quả hoạt động của các nhóm và bộ phận trong doanh nghiệp.
Đạt kpi là gì? Có thể hiểu một cách đơn giản là việc hoàn thành các chỉ tiêu công việc được giao.
Các chỉ số KPI giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá công việc của người lao động một cách minh bạch, rõ ràng và công bằng, thông qua các dữ liệu cụ thể.
Dựa trên mức độ hoàn thành KPI, doanh nghiệp sẽ áp dụng các hình thức thưởng khác nhau cho từng cá nhân.
KPI còn giúp người lao động hiểu rõ mức độ hoàn thành công việc và tạo động lực để họ làm việc và nỗ lực đạt được các mục tiêu cụ thể.
Vai trò của KPI là gì đối với doanh nghiệp
KPI là một công cụ quản lý hết sức quan trọng giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên và đạt được các mục tiêu đã đề ra. Nó đóng góp vào doanh nghiệp theo những vai trò chính sau đây.
Đối với doanh nghiệp
KPI có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Các chỉ số này không những giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của chiến lược kinh doanh và marketing, mà còn là phương tiện để xem xét năng lực của nhân viên. Những vai trò chính của KPI trong doanh nghiệp gồm:
- Xây dựng nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên dựa trên KPIs: KPIs giúp xác định các mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên, đảm bảo rõ ràng và phù hợp với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.
- Đánh giá năng lực và hiệu suất làm việc chính xác của nhân viên: KPIs cung cấp một tiêu chuẩn để đánh giá và so sánh hiệu suất làm việc của từng nhân viên, từ đó xác định được những điểm mạnh và điểm cần cải thiện.
- Đánh giá và điều chỉnh chiến lược kinh doanh: KPIs giúp đánh giá hiệu quả của chiến lược kinh doanh hiện tại và đưa ra các điều chỉnh nếu cần thiết. Chúng là công cụ quan trọng để theo dõi và đo lường tiến trình đạt được các mục tiêu chiến lược.
- Tạo môi trường học hỏi và thúc đẩy phấn đấu cho nhân viên: KPIs khuyến khích sự phấn đấu và sự nỗ lực của nhân viên, tạo động lực làm việc cho nhân viên, góp phần tạo nên một môi trường làm việc hướng tới học hỏi và phát triển cá nhân.
Tóm lại, KPIs không chỉ đóng vai trò đo lường hiệu quả và thành công của doanh nghiệp mà còn góp phần quan trọng trong việc đánh giá và phát triển nhân viên, cùng với việc tạo dựng và điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
Đối với người đi làm
KPI là những chỉ số mà người lao động cần hiểu để không bị lúng túng khi được giao nhiệm vụ liên quan đến các KPI cụ thể. Khi hiểu rõ về KPI là gì và nhận thức đúng về tầm quan trọng của nó, hay hoạch định chiến lược cụ thể đối với bản thân sẽ giúp nhân viên kiểm soát và hoàn thành công việc dễ dàng theo các chỉ số đã được đề ra.
Một trong những hậu quả của việc không có hiểu biết rõ ràng về chức năng và cách hoàn thành KPI là việc đối mặt với áp lực thời gian, các KPI chồng chất và cuối cùng là không hoàn thành nhiệm vụ. Điều này cũng là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp hoặc bộ phận áp dụng KPI nhưng không thực hiện được, không đạt thành công. Tất nhiên, nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là rất nhiều và không đếm xuể.
Như vậy, đối với người lao động, KPI đóng vai trò quan trọng như sau:
- Giúp nhân viên hiểu rõ mức độ công việc cần hoàn thành.
- Đo lường mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đã đề ra.
- Cung cấp kế hoạch làm việc rõ ràng theo từng KPI và mục tiêu cụ thể.
- Tạo động lực làm việc để đạt được các mục tiêu đề ra.
- Dễ dàng nhận ra khi tiến độ hoặc hiệu suất không đạt KPI và không như mục tiêu đã đề ra, để điều chỉnh và cải thiện.
Các loại KPI phổ biến hiện nay
Thực tế, KPI (Key Performance Indicators) được phân loại theo từng ngành nghề và mục đích kinh doanh của từng doanh nghiệp. Dưới đây là các loại KPI phổ biến mà bạn có thể tham khảo.
KPI trong kinh doanh
KPI là gì trong kinh doanh? KPI là gì trong sale? KPI kinh doanh là một công cụ quan trọng để đo lường hiệu quả hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Nó giúp theo dõi các chỉ số kinh doanh quan trọng và xác định các lĩnh vực có tăng trưởng chậm để điều hướng các quy trình kinh doanh. Các KPI kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc đo lường sự thành công của mục tiêu kinh doanh dài hạn và hỗ trợ quản lý chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
Ví dụ về các KPI kinh doanh phổ biến bao gồm tỷ lệ tăng trưởng doanh thu, tỷ lệ gia tăng thị phần tương đối và lợi nhuận trên vốn cổ phần.
KPI trong tiếp thị (Marketing)
KPI marketing là các chỉ số được sử dụng để đánh giá hiệu quả của các chiến lược tiếp thị, nhằm hỗ trợ đội ngũ tiếp thị trong việc đưa ra quyết định và tối ưu hóa hoạt động quảng cáo. Dưới đây là một vài ví dụ về các KPI Marketing phổ biến:
- Tổng số lượt truy cập website: Đây là chỉ số đo lường số lần người dùng truy cập vào trang web của công ty. Nó giúp đánh giá mức độ quan tâm và tiềm năng của khách hàng đối với sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Tỷ lệ chuyển đổi: Là chỉ số thể hiện phần trăm khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng đã mua hàng thực hiện một hành động mong muốn trên trang web. Nó giúp đo lường hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị và năng lực chuyển đổi khách hàng.
- Điều kiện tiếp thị (MQL): Đây là chỉ số đo lường số lượng khách hàng tiềm năng có khả năng trở thành khách hàng thực tế, dựa trên các thông tin thu thập được từ các hoạt động tiếp thị. Nó giúp đánh giá chất lượng và tiềm năng của các khách hàng tiếp thị.
KPI trong quản lý dự án
Một cách để theo dõi và đo lường hiệu quả của dự án là sử dụng các KPI quản lý dự án. Các KPI này cho phép các nhà quản lý dự án và doanh nghiệp biết được dự án có đang tiến triển theo kế hoạch và đạt được các mục tiêu đã đề ra hay không. Các KPI quản lý dự án thường gặp gồm có giá trị theo kế hoạch (PV), chi phí thực tế (AC), biến động chi phí (CV), giá trị thu được (EV) và sự khác biệt lịch biểu (SV).
KPI tài chính
Các chỉ số tài chính (KPI) là những yếu tố quan trọng mà ban lãnh đạo và phòng tài chính theo dõi để đo lường hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty, bao gồm cả khả năng sinh lời và doanh số. Ngoài ra, các chỉ số tài chính còn phản ánh năng lực thanh khoản của công ty và mức độ hiệu quả sử dụng nguồn vốn.
Một số KPI tài chính có thể kể đến như MRR (doanh thu định kỳ hàng tháng), biên lợi nhuận, dòng tiền hoạt động (OCF), vốn lưu động, tỷ lệ hiện tại và biến động ngân sách. MRR là KPI quan trọng để theo dõi doanh thu định kỳ của công ty, biên lợi nhuận cho biết mức độ lợi nhuận được sinh ra từ doanh thu, trong khi OCF – Dòng tiền hoạt động là chỉ số rất quan trọng để đánh giá khả năng thanh toán của công ty.
KPI bán hàng
Các KPI bán hàng là những chỉ tiêu đo lường hiệu quả của đội ngũ bán hàng trong việc thực hiện mục tiêu kinh doanh. Chúng giúp kiểm soát và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh thu. Các KPI bán hàng cũng phản ánh khả năng thực thi chiến lược bán hàng và chất lượng của đội ngũ Marketing tổng thể.
Một số KPI bán hàng thường được sử dụng là doanh số bán hàng hàng tháng, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng, chi phí mỗi giao dịch, số lượng SQL và LTV của khách hàng.
Quy trình xây dựng chỉ số KPI là gì?
Sau khi nắm được khái niệm KPI nghĩa là gì, vai trò của nó ra sao, thì tiếp theo đây chúng tôi sẽ giúp bạn biết được quy trình xây dựng chỉ số KPI chuẩn nhất.
Xác định người xây dựng KPI
Để xây dựng KPIs hiệu quả, việc xác định người chịu trách nhiệm là rất quan trọng. Người này phải có kiến thức sâu về mục tiêu và công việc của từng nhân viên, từng bộ phận. Thông thường, người này là trưởng phòng/quản lý của phòng ban.
Tuy nhiên, không nên xây dựng KPIs một cách độc đoán mà cần lắng nghe ý kiến của nhân viên để tạo ra KPIs minh bạch và khả thi. Điều này sẽ giúp người lao động có động lực và dễ dàng thực hiện theo KPIs.
Áp dụng và đánh giá
Sau khi đặt ra các KPI quan trọng, bước kế tiếp là phân công và thực hiện các nhiệm vụ. Trong giai đoạn này, người thiết lập KPI cần giám sát và cập nhật tình trạng thực hiện của đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm, để đo lường hiệu quả công việc của họ.
Đánh giá KPI và tính toán với lương thưởng
Một công thức cụ thể được sử dụng để tính toán KPI, và lương thưởng thường phụ thuộc vào mức độ hoàn thành KPI. Người quản lý cần đo lường và đánh giá các chỉ số hiệu suất của nhân viên để quyết định mức lương thưởng hợp lý.
Các KPI có thể được xác định cho từng cá nhân hoặc nhóm, dựa trên các mục tiêu và tiêu chí đánh giá cụ thể của công việc. Ngoài số liệu và kết quả, người quản lý cũng cần xem xét các yếu tố khác như thái độ, sự cống hiến và tinh thần làm việc của nhân viên khi đánh giá KPI.
Điều chỉnh KPI phù hợp
Để KPI phản ánh đúng năng lực và mục tiêu của nhân viên và công ty, có thể cần phải thay đổi KPI khi có những biến động trong quá trình làm việc hoặc môi trường kinh doanh. Tuy nhiên, không nên thay đổi KPI quá bất ngờ. Mà cần phải có sự giám sát và định giá khách quan trong một khoảng thời gian cố định để đảm bảo rằng KPI mới là hợp lý và khả thi.
>> Xem thêm: Tư duy sáng tạo là gì? Cách rèn luyện tư duy sáng tạo hiệu quả
Một số vấn đề cần lưu ý trong việc xây dựng chỉ số đánh giá KPI
Một số vấn đề thường gặp khi triển khai hệ thống KPI, đây là kết quả từ kinh nghiệm tư vấn xây dựng và triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI của chúng tôi. Những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của việc triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI, hoặc thậm chí có thể dẫn đến thất bại trong quá trình triển khai KPI.
Bất cứ chỉ tiêu đánh giá lượng hóa nào cũng được gọi tên là chỉ tiêu KPI
Một số doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống chỉ tiêu lượng hóa để đánh giá hoạt động của mình và gọi chúng là KPI mà không giải thích được cơ sở và phương pháp xây dựng và áp dụng các chỉ tiêu này. Đôi khi những tiêu chí không quan trọng hoặc không liên quan đến chức năng và mục tiêu của doanh nghiệp, bộ phận hay cá nhân cũng được coi là KPI. Điều này dẫn đến sự nhầm lẫn về ý nghĩa và vai trò của KPI trong quản lý doanh nghiệp.
Triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI không cần đến chiến lược
Một điều cốt lõi của phương pháp BSC là hệ thống chỉ tiêu KPI phải phù hợp với chiến lược. Việc thiết kế hệ thống chỉ tiêu KPI phải căn cứ vào Bản đồ chiến lược hoặc các yếu tố quyết định sự thành công (CSF – Critical Success Factors). Nếu không tuân theo nguyên tắc này, các chỉ tiêu được đưa ra chỉ là những mục tiêu hoạt động, nhằm thực hiện các mục tiêu chuyên môn, hay còn gọi là PI (chỉ số hiệu quả).
Bối rối khi áp dụng đồng thời hệ thống chỉ tiêu KPI và kế hoạch kinh doanh
Một cách khác để nói là hệ thống KPI giúp doanh nghiệp tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất cho chiến lược. Tuy nhiên, kế hoạch kinh doanh cần phải bao gồm cả những mục tiêu liên quan đến vận hành và cách thức thực hiện chúng. Do đó, ta có thể xem như hệ thống chỉ tiêu KPI và các sáng kiến chiến lược là trung tâm của kế hoạch kinh doanh, bên cạnh các chỉ tiêu khác đo lường hiệu quả vận hành.
Quá tải chỉ tiêu KPI cho một bộ phận, vị trí
Một trong những nguyên nhân khiến cho KPI không được triển khai hiệu quả là việc đặt ra quá nhiều chỉ tiêu cho các bộ phận và cá nhân. Điều này làm giảm sự quan tâm và nỗ lực của họ đối với những chỉ tiêu KPI quan trọng và ảnh hưởng đến kết quả chung của công ty. Do đó, cần có sự lựa chọn và ưu tiên các chỉ tiêu KPI phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty.
Lạm dụng hệ thống KPI trong quản lý
Một trong những sai lầm thường gặp khi áp dụng KPI là coi nó như một “phương thuốc” toàn năng cho mọi vấn đề quản lý. Do đó, doanh nghiệp thiết lập hệ thống KPI cho tất cả các chức danh, bất kể công việc của họ có cần đo lường hiệu quả hay không. Điều này gây ra sự tốn kém về thời gian và nguồn lực cho cả quản lý và nhân viên trong quá trình xây dựng và theo dõi KPI, mà không mang lại nhiều giá trị thực tế.
Giải đáp một số câu hỏi về chỉ số KPI
Giải đáp thắc mắc liên quan đến chỉ số KPI.
KPI là gì trong sale?
KPI trong lĩnh vực bán hàng (sales) hiểu đơn giản là các chỉ số hiệu suất chính được sử dụng để đo lường và đánh giá thành tích của các nhân viên bán hàng và các hoạt động bán hàng trong một tổ chức. KPI trong sales giúp đo lường sự tiến bộ và đạt được mục tiêu kinh doanh.
KPI là gì trong nhân sự?
Hiểu ngắn gọn, KPI trong lĩnh vực nhân sự (HR) là viết tắt của “Key Performance Indicator” (Chỉ số hiệu suất chính). KPI trong nhân sự là các chỉ số hoặc mục tiêu được sử dụng để đo lường và đánh giá hiệu suất của các hoạt động nhân sự và các nhân viên trong một tổ chức.
Đánh giá kpi là gì?
Đánh giá KPI là quá trình đo lường, kiểm tra và đánh giá hiệu suất của các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu và thành công của một cá nhân, một nhóm làm việc hoặc một tổ chức. Đánh giá KPI giúp xác định sự tiến bộ và đạt được mục tiêu, cung cấp thông tin cần thiết để đưa ra quyết định và cải thiện kết quả.
>> Xem thêm: Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì? Các bước giải quyết vấn đề
Kết luận
KPI là gì? Là một câu hỏi quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần trả lời để đo lường hiệu quả của các hoạt động kinh doanh. Các bước xây dựng và đánh giá KPI hiệu quả nhất bao gồm: Xác định người xây dựng KPI, áp dụng và đánh giá, đánh giá KPI và tính toán với lương thưởng, điều chỉnh KPI phù hợp. Bằng cách áp dụng các bước này, doanh nghiệp có thể tạo ra một hệ thống KPI hiệu quả, minh bạch và khả thi, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và đạt được các mục tiêu kinh doanh.
Nếu bạn thấy bài viết này hay, đừng chần chừ hãy chia sẻ và theo dõi https://ctsvietnam.vn/ để không bỏ lỡ bất kỳ bài viết nào!