Nguyên tắc viết email hiện đại tập hợp những quy định chung được sử dụng khi soạn thảo thư điện tử hoặc phản hồi chúng. Vì tính chuyên nghiệp và riêng biệt trong tính chất, nhiều quy tắc ngầm mà người gửi hoặc nhận nên nắm rõ, giúp tránh những lỗi giao tiếp cơ bản.
Nghiên cứu của International Data Corparation (IDC) công bố chúng ta sử dụng hơn 28% thời gian trong 1 tuần làm việc để đọc và trả lời email. Mỗi người đều tiết kiệm thời gian bằng cách giản lược các bước soạn thư điện tử, tuy nhiên 10 nguyên tắc sau cần được nhớ rõ trong bất kì hình thức giao tiếp chuyên nghiệp nào.
1. Sử dụng tiêu đề rõ ràng
Nhiều người phải giải quyết hơn cả trăm email mỗi ngày và cách duy nhất để họ phân loại tính khẩn cấp trong lượng email khổng lồ chính là tiêu đề. Tiêu đề email càng rõ, khả năng email của bạn được phản hồi sớm càng cao.
2. Đừng quên chữ ký vào cuối thư
Mọi email cần đính kèm chữ ký giúp người đọc biết bạn là ai và cách liên hệ với bạn. Hãy cài đặt chữ ký được đính kèm tự động vào cuối thư, trong đó cung cấp đầy đủ thông tin về địa chỉ, số điện thoại và chức danh của bạn.
3. Luôn xưng hô đúng mực
Dù bạn rất thân thiết với người nhận, những ngôn từ thân mật vẫn cần được loại bỏ trong ngữ cảnh chuyên nghiệp này. Nên sử dụng khuôn mẫu “Chào [ họ tên người nhận] “. Trong vài trường hợp, bạn có thể chỉ sử dụng tên người nhận, những chỉ khi được họ cho phép.
4. Loại bỏ yếu tố hài hước
Qua giao tiếp văn bản, các yếu tố hài hước khó được truyền tải và dễ bị hiểu nhầm bởi người nhận. Khi trao đổi về vấn đề nghiêm túc, hãy giữ sự hài hước hoặc các trò đùa sang một bên.
5. Đừng giả định rằng người nhận hiểu về mọi vấn đề mà bạn đề cập
Dù bạn đang trả lời lại email trong một chuỗi trao đổi, hãy chi tiết từ thông tin đến tiêu đề. Bằng cách này, người khác có thể dễ dàng hiểu được vấn đề đang được thảo luận dù họ không ở trong đoạn hội thoại này trước đó.
6. Luôn phản hồi cho tất cả email
Luôn phản hồi đúng lúc và lịch sự với mọi email bạn liên quan. Dù bạn chưa có câu trả lời vào lúc nhận được email, hãy phản hồi thông báo cho người nhận bạn đã nhận được thông tin. Trong trường hợp email được gửi nhầm đến bạn, hãy vẫn báo cho người nhận và xóa đi chúng như phép lịch sự.
7. Đừng gửi email khi đang tức giận
Đừng bao giờ trả lời khi bạn giận dữ. Tương tự vậy, những câu trả lời ngắn, cụt ngủn thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của bạn. Trong trường hợp này, hãy lưu lại phản hồi vào mục thư nháp và đọc lại chúng khi cơn giận của bạn qua đi.
8. Giữ bí mật những thông tin quan trọng
Dù giao tiếp điện tử khá dễ dàng và có tính bảo mật, nếu cần thảo luận những vấn đề nhạy cảm, hãy gọi điện hoặc trao đổi trực tiếp. Luôn hỏi ý kiến của người nhận trước khi thống nhất cách thức giao tiếp phù hợp.
9. Đừng lạm dụng thán từ
Dấu thang hoặc các hình thức biểu lộ cảm xúc như hình mặt cười, các từ viết tắt như LOL, haha cũng như việc sử dụng các từ VIẾT HOA không được đánh giá tốt trong giao tiếp kinh doanh. Việc sử dụng dấu chấm thang quá nhiều được xem là hợm hĩnh và thiếu chuyên nghiệp!!!!
10. Đọc lại mỗi email trước khi gửi
Đừng ngạc nhiên khi người khác đánh giá bạn qua email bạn gửi. Những lỗi cơ bản như sai chính tả hoặc ngữ pháp được cho rằng bạn thiếu học thức và cẩu thả. Luôn đọc và kiểm tra mỗi email trước khi gửi để chắc chắn rằng bạn không mắc lỗi cơ bản này.
———————————————————————————————–
Những quy tắc trên dù đơn giản nhưng cần sự luyện tập lâu dài để tránh gặp những lỗi cơ bản khi giao tiếp qua email. Cùng tham gia những khóa học kỹ năng tại CTS để nắm vững cách giải quyết mọi khó khăn khi giao tiếp bằng thư điện tử trong kinh doanh hiện đại.